Chargé(e) Back Office et Accueil

نبذة عن الوظيفة

تبحث شركة ARVENZA، المتخصصة في توزيع المنتجات شبه الصيدلانية، عن شخص للانضمام لفريقها كمساعد مسؤول مكتب داخلي واستقبال. يهدف هذا الدور إلى تعزيز فعالية تنظيم الشركة، حيث سيعمل الشخص المعين مباشرةً تحت إدارة الإدارة الإدارية و/أو التجارية. سيتولى هذا الدور مسؤوليات متنوعة تشمل المعالجة الإدارية للعمليات التجارية، متابعة الملفات، والتنسيق بين الأقسام المختلفة، بالإضافة إلى ضمان جودة الاستقبال سواء كان بشكل مباشر أو عبر الهاتف.

يتطلب المنصب شخصًا منظمًا، سريع الاستجابة، يمكنه التعامل مع أولويات متعددة في بيئة ديناميكية.

المهام والمسؤوليات

• تنفيذ المعالجة الإدارية للعمليات التجارية وملفات العملاء.
• إدخال وتحديث والتحقق من البيانات المتعلقة بالعملاء والطلبات والمنتجات.
• متابعة الطلبات الإدارية بالتنسيق مع الفرق التجارية واللوجستية والمالية.
• إعداد والتحقق من الوثائق الإدارية المرتبطة بالمبيعات والتسليمات.
• التأكد من تصنيف وأرشفة الملفات بشكل صحيح.
• تحديث قواعد بيانات العملاء وملفات المتابعة المختلفة.
• إعداد التقارير واللوحات المطلوبة لمتابعة الأنشطة.
• تقديم الدعم في استفسارات العملاء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
• ضمان التواصل الفعال بين العملاء والفرق الداخلية.
• توفير استقبال مهني للزوار والعملاء والموردين.
• إدارة المواعيد والمساعدة في التنظيم الفعال للاستقبال.

الشروط والمؤهلات المطلوبة

• خبرة تتراوح بين 3 إلى 5 سنوات في مجال الإدارة أو العمليات التجارية.
• شهادة بكاليوس (Licence LMD) أو ما يعادلها.
• خبرة سابقة في الأدوار الإدارية أو التجارية أو خدمة العملاء.
• إجادة استخدام أدوات المكتب مثل Microsoft Excel وWord وOutlook.
• قدرة ممتازة على التنظيم وإدارة الأولويات.
• مهارات كتابية جيدة باللغة الفرنسية.
• مميزات إضافية مثل القدرة على التكيف والتعلم السريع والعمل ضمن فريق.
• إجادة اللغتين العربية والفرنسية بصورة مثالية، مع معرفة اللغة الإنجليزية تعتبر ميزة إضافية.

معلومات الوظيفة

طبيعة العمل

يتطلب هذا المنصب العمل بدوام كامل، مما يعني أن الشخص المعين سيكون ملتزمًا بالوظائف والمسؤوليات المطلوبة بشكل يومي. يتوقع منه إدارة المهام اليومية بكفاءة وفعالية.

مكان العمل

يقع مكان العمل في مدينة Baraki، مما يتيح الفرصة للمرشحين المقيمين في المناطق المحيطة باللغة والعمل بشكل قريب من موقع الشركة.